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出生証明・婚姻証明の認証について
よくお問い合わせ頂く事項

出生証明・婚姻証明に共通してよくお問い合わせ頂く事項

戸籍とは

戸籍とは日本国民についての身分関係を登録公証するものです。 日本人の出生、婚姻などの身分関係は戸籍に記録されますので、これらを証明する必要が生じた場合は、戸籍を使用することが多いようです。

改製原戸籍と除籍簿の使用について

戸籍は現在有効な戸籍の他に改製原戸籍と除籍簿があります。

出生証明・婚姻証明としては通常は現在有効な戸籍のみを使用することが殆どで、通常の査証申請、留学手続きなどであれば現在有効な戸籍のみで十分であると思われます。

改製原戸籍、除籍簿などを要求されるケースとしては、離婚歴がある場合の再婚姻手続き、過去に旧姓で査証を受けていた場合の新たな査証手続き、学校の卒業証明書が旧姓で発行されている場合の同一人であることの証明などの例があります。

また、書類の提出先が日本の戸籍制度を理解して出生時の戸籍(成人の方の多くの場合は現在の戸籍と出生時の戸籍は異なります)を確認したい、出生から現在までの身分関係を確認したいなどの理由で原戸籍、除籍簿を要求されるケースもあるようです。

「受理証明書」について

「受理証明書」は戸籍法に基づく届出が受理されたことを証明するものです。単に「受理証明書」「届出受理証明書」などと呼ばれることがありますが、出生の場合は特に「出生届出受理証明書」、婚姻の場合は特に「婚姻届出受理証明書」と呼ばれる場合もあります。

受理証明書はその名のとおり届出が受理されたことを証明するものです。

従って、例えば出生届出が正式に受理されたことが証明されたとしてもその人が今現在生存しているという証明にはなりませんし、婚姻の場合はその婚姻が今現在も継続しているという証明にはなりません。

戸籍は日本国籍を有する場合のみに作られますので、日本国内で出生しても日本国籍を取得しない場合は戸籍での証明はできません。この場合は、出生届出の「受理証明書」を出生の事実を証明する書類として利用することが多くあります。また、外国人どうしが日本の方式で婚姻をした場合も戸籍は編製されず戸籍による証明ができませので、婚姻届出の「受理証明書」を婚姻証明として使用する場合があります。(日本人の場合も「受理証明書」を使用して出生・婚姻などの事実を証明することは可能です。)

「記載事項証明書」

「記載事項証明書」は戸籍法に基づく届出の記載内容を証明するものです。単に「記載事項証明書」「届出記載事項証明書」などと呼ばれることがありますが、出生の場合は特に「出生届出記載事項証明書」と呼ばれる場合もあります。

通常、戸籍は届出に基づいて編製されますので「記載事項証明」でも戸籍と同じように出生の事実を証明することができますが、この「記載事項証明」は法令で定める特別な場合のみ取得ができる特殊な証明書です。

「出生記載事項証明書」が使われるケースとしては日本国内で生まれた外国籍の子(日本との重国籍を含む)がその国籍国での出生登録の手続きをするような場合が挙げられます。

当事務所で「記載事項証明書」のお取り扱いができるのはご依頼者が法令で定めている要件を満たしておりご依頼者がそのことを疎明できる場合とさせていただいております。

Certified Copy について

諸外国では、提出した出生の届出の原本を帳簿で管理をしている場合があります。その場合、出生証明の要求があったときはその 写し/copy を作成しその写しが正確な写しであるとの認証文を付けて certified copy として発行します。

また、例えば宗教婚などで教会の祭司が婚姻の記録を保管していて、婚姻の証明の要求があったときは、その 写し/copy を作成しその写しが正確な写しであるとの認証文を付けて certified copy として発行するような場合もあるようです。

certified copy は copy といっても単にコピー機でコピーしたものという意味ではなく公的機関の認証文が付いている(すなわち certify されている)正式な写しという意味になります。

日本の場合では、紙の戸籍がほぼ似たな管理・運営をされています。日本の戸籍手続きでは、提出された届出の情報を基に戸籍が編製され保管・管理されます。戸籍の内容の証明の要求があったときは、該当する紙の戸籍を戸籍簿(帳簿)からはずしその写し(複写)を作成し、その写しが正確な写しであることの認証文を付けて戸籍謄本・戸籍抄本として発行されます。

日本語ではこの「謄本・抄本」が "certified copy" に相当する用語と思われます。また、「住民票の写し」の「写し」も "certified copy" に相当すると思われます。

Certified Copy と全部事項証明・個人事項証明について

ただ、日本では戸籍のコンピュータ化がすすめられており、コンピュータ化された市区町村ではデータベース内に保存されている情報を印字する形で戸籍が発行されます。この場合、これまでの戸籍謄本・戸籍抄本という名称に代わり全部事項証明・個人事項証明という名称の 証明書/certificate が発行されます。

これは日本国外でも同様の傾向がみられ身分関係の情報をコンピュータで保存・管理する国では certified copy ではなく certificate としてコンピュータ出力により印字されたものが発行されます。

この場合は、先方からの要求が certified copy とされていても、その文言にこだわることなく全部事項証明・個人事項証明を使用しても問題はないかと思われます。 (個々のケース、書類の提出先の要求などによってはこの説明と異なる場合があります。予めご了承ください。)

出生証明書についてよくお問い合わせ頂く事項

家族全員の出生証明について

戸籍謄本はその戸籍に記載のある全員の戸籍の写しです。戸籍謄本は、多くの場合は『夫婦2人』または『夫婦2人とその子』が記載されることになります。

戸籍の正確な知識があれば「戸籍謄本」でその家族全員の出生の事実を確認することができます。従って、「戸籍謄本」の場合は家族全員の出生証明を兼ねるということができます。

が、例えば家族全員でビザ申請をする場合に家族全体で謄本1通でよいのか、謄本でその家族人数分を用意する必要があるのか、それとも抄本で各個人ごとに準備する必要があるかは提出先の判断によります。(査証申請で入国管理局に提出する場合と入学手続きで学校に提出するような場合は当然にそれぞれ書類を準備する必要があると思われます。)

日本国籍離脱者の出生の証明について

日本人として出生したものの後に外国の国籍を取得し日本の国籍を離脱した人など過去に日本国籍だった人も戸籍による出生の証明は可能です。

帰化により日本国籍を取得した人の出生の証明について

日本に帰化した人についても基本的には戸籍で出生の情報は証明できますが、その場合は間接的な証明となるため日本国による証明(戸籍)でよいのか、それとも出生時の国籍国による証明が必要なのか提出先に確認する必要があると思われます。

出生証明と婚姻証明の兼用について

戸籍は日本国民についての身分関係を公証する公簿です。戸籍では日本人の出生、婚姻、離婚などを証明すことができます。 従って、例えば『夫婦2人とその子1人』の記載がある戸籍謄本ではその夫婦の婚姻とその戸籍に記載のある3人の出生が証明できます。

海外の査証申請などで、夫婦の婚姻証明と子の出生証明を求められた場合、日本の戸籍制度の理解では戸籍謄本でそれらが証明できることになりますが、提出するのが戸籍謄本1通でよいのか、戸籍謄本3通か、戸籍抄本を必要数用意するのかは提出先の要求するところとなります。この質問はよくいただきますが当事務所では必要書類の最終的な判断は行っておりませんので予めご了承下さい。

医師等が作成する“出生証明書”について

日本国内で医師、助産師などが法令に基づいて作成する出生証明書(出生証明書の様式等を定める省令)は、身分関係を公証した書類としての "Birth Certificate" とは少し意味合いが異なります。ご注意下さい。

どの書類を使用するかは、書類の提出先とご相談を頂きご依頼者自身で確定いただく必要があります。当事務所では使用する書類の特定は行っておりません。

公証・認証の手続きについてよくお問い合わせ頂く事項

戸籍などに対する“公証”について

一部の国では出生証明・婚姻証明に対して公証役場(Notary Office)での手続きを受けることにより有効となるとしている国があるようです。しかし、日本では戸籍などは公証役場(Notary Office)での手続きを経ることなくそのまま有効です。

また、国によっては公証役場(Notary Office)相当の官署が出生証明・婚姻証明相当の書類を発行するところもあるようです。しかし、日本では戸籍は市区町村長が発行し、公証役場が出生証明を行うということは通常ありません。

当事務所には“○○国で提出するので、戸籍などの日本語原本に対して「公証」を取得したい”というお問い合わせを頂くことがありますが、多くの場合は制度の違いによる誤解が原因となっています。

“公証”と“認証”の混同について

また、国による制度の違い以外に、用語の混乱・混同などが原因となって本来「認証/legalization」が必要なところ「公証/notarization」が必要であるとお問い合わせを頂くケースも多々あります。法令の中にも2つの用語を区別することなく使用しているものもあり、この2つの用語は非常によく頻繁に混同・混乱して使われていますが、外国向けの書類認証業務において「公証/notarization」手続きと「認証/legalization」手続きは厳密には別ものです。

提出先から「公証」を求められた場合は、制度の違いからの誤解か、特殊なケースで本当に「公証/notarization」を求められているのか、それとも「認証/legalization」の意味で手続きを求めているのか明確にすることをお勧めいたします。

認証とは

認証は日本国外務省または駐日公館によって行われるもので書類の真正性を担保するものです。

『認証』は、リーガリゼーションの他に、リーガリゼイション、リーガライゼーション、リーガライゼイション、書類の合法化、署名証明、サイン証明などと呼ばれる場合もあります。但し、署名証明などという場合は状況によっては『認証』ではない別の手続きをさす場合もあります。

認証が必要な場合

提出先からの要求で legalization, legalisation, authentication, attestation, apostille, apostil などの単語がある場合は公的な『認証』を求められている可能性が高いと思われます。(認証の要否は提出先にご確認ください。)

なお、公的な「認証(リーガリゼーション)」は提出が要求しているときに必要となるものです。従って、提出先が日本の書類をそのまま受け付けるような場合、翻訳の場合でも翻訳者の署名のみでよいというような場合はこの公的な『認証』の手続きは不要となります。

提出する書類に対してどのような認証(処理)が必要かは提出先の要求するところとなります。必要な認証については書類の提出先にご確認ください。

出生証明書」「婚姻証明書」翻訳・認証のお手伝い

国際結婚、永住ビザ申請など各種お手続きで出生を証明する書類や婚姻を証明する書類が必要となった方の「戸籍謄本・戸籍抄本」「受理証明書」の翻訳・認証を承っております。

第三者の翻訳が必要で翻訳者を探している、英語が苦手で困っている、公証・認証までの手続をアウトソースしたいなどという場合に、是非、ご依頼下さい。

翻訳(英訳)

出生を証明する書類や婚姻を証明する書類として、「戸籍謄本・戸籍抄本」、「受理証明書」の翻訳(英訳)を致します。

なお、当事務所では「Marriage Certificate」というタイトルの書類を新たに作成するという業務は行っておりません。あくまでも「戸籍謄本・戸籍抄本」「受理証明書」などの翻訳等の業務です。

公証(Notarization)

翻訳書類に対する公証人役場での公証(Notarization)手続きも対応可能です。是非、ご依頼下さい。

認証(Legalization)

婚姻登録所、入国管理局など公的な機関に提出する際に求められる各種認証のお手続きも対応可能です。外務省によるアポスティーユ(Apostille)、外務省の公印確認+在日領事の領事認証など是非ご依頼下さい。

なお、認証は、ハーグ条約加盟国向け書類はアポスティーユ(Apostille)、ハーグ条約非加盟国向けは領事認証が原則となります。

当事務所では、戸籍など個人様の身分関係の各種証明書の取得代理・代行は原則的には行っておりません。身分関係の各種証明書は基本的にはご依頼者様にご準備をいただいております。
ご本人が海外在住など各種状況により例外的に証明書の取得代理・代行をお受けする場合は、委任状をご準備いただくとともに印鑑証明添付レベルと同等以上のかなり厳格なご本人様確認をお願いしております。予めご了承ください。

行政書士

行政書士は、権利義務および事実証明書類の作成、各種入国管理手続きの取次ぎ、官公庁に提出する許認可等の申請届出書類の作成・手続代理などを業として行なっている国家資格者です。

このページは、「出生証明・婚姻証明の認証についてよくお問い合わせ頂く事項」についてご案内しております。

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費用など

報酬

報酬料は、案件ごとにお見積りさせて頂いております。上のフォームでお問合せ下さい。

公課費用

外国向けの書類認証では、公証手数料、領事部納付手数料など公課費用がかかる場合があります。これら公課費用は報酬料とは別に精算させて頂いていおります。

郵送費・交通費相当など

処理に通常必要となる東京23区内交通費および国内郵送料は当事務所で負担させて頂いております。

但し、ご依頼者都合による交通手段および発送方法の指定がある場合、23区外への交通費、及び、国際発送はその実費を計算させて頂いております。なお、証明書類の取得についてはそれにかかる実費を計算させて頂きます。

お支払時期

原則、お客様へ書類が到着してから1週間以内のお振込みをお願いしております。

なお、事案によっては、報酬および経費の一部または全額の事前のお支払をお願いする場合があります。

お支払方法

原則、口座振込みでお願いしております。口座番号はご請求時にご案内しております。 なお、お振込み手数料はお客様のご負担とさせて頂いております。

引渡時期

ご依頼いただく業務によりかかる時間が大きく異なるため個別にご案内をしております。

中途解約(キャンセル)及び返品

お申込み後の中途解約(キャンセル)は、業務の進行状況に応じて報酬・経費の清算をさせていただいております。この場合、ご請求時から1週間以内のお振込みをお願いしております。

また、業務の性格上、明らかな瑕疵を除き、返品はお断りしております。明らかな瑕疵または業務の不備などについては書類到着後1週間以内にご連絡ください。

事務所概要

行政書士はやし事務所・アポスティーユ

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お問合せはこちらのフォームからお願いいたします。

事務所の特徴

豊富な海外経験と語学力を活かし外国向け書類の認証(アポスティーユ・領事認証)、入管業務など外国渉外関連業務に力を入れております。

Article on Metropolis
(メトロポリス #852 リーガル特集号)

緊急案件

急ぎ案件、是非、ご相談下さい。事務所のキャパシティが許す限り、フットワーク軽く、ご依頼者のニーズに合うよう最大限の努力をさせていただきます。なお、緊急の度合いに応じて報酬料を加算させて頂く場合がございます。

海外案件

海外からのご依頼、是非、ご相談下さい。当事務所の行政書士は海外経験豊富で、躊躇することなくチャレンジさせて頂きます。(業務の内容によってはお受けできない場合もあります。)


行政書士とは

行政書士は、行政書士法に基づく国家資格者で、他人の依頼を受け報酬を得て、官公庁に提出する許認可等の申請届出書類の作成並びに提出手続代理、権利義務、事実証明及び契約書の作成等を行います。

行政書士の守秘義務

行政書士は、法律により守秘義務が課せられており、ご依頼者の情報を漏らすということはありません。安心してご相談・ご依頼下さい。

行政書士関連リンク

日本行政書士会連合会
東京都行政書士会
財団法人行政書士試験研究センター


〜 ご参考 〜 (かかる費用の一例)
出生証明書として「戸籍」の日本語原本にアポスティーユを付加する場合:¥8,500円
出生証明書として一名様記載の「戸籍(個人事項証明)」を翻訳(英語)してアポスティーユを取得する場合:¥25,000円

認証業務は、提出国、目的、書類の種類・通数、認証の方法などにより、かかる費用が大きく変わります。
★最終的なコストが10万円を超えるなど、特に個人さまのご負担としては非常に大きくなる場合があります。★
当事務所では、事前にお見積もりをお出ししております。お見積内容を十分にご確認下さい。
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